重庆医科大学教育发展基金会
档案管理办法
（试行）
第一条为确保重庆医科大学教育发展基金会（以下简称“本会”）档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，使本会各项工作得以顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》等相关规定，特制定本办法。
第二条本会各类行政收发文件，要统一由秘书处备案登记，随时收发，随时登记。坚持专人收集、管理文件材料，档案管理人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目，并编制索引。
第三条年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档，归档的文件材料必须按年度立卷，重要资料要进行备份。
第四条公文承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第五条本制度档案管理范围是指本会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息，主要包括：
（一）上级主管部门的文件材料
1．上级主管部门召开会议的主要文件材料；
2．上级主管部门颁发的文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；
3．领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；
4．上级主管及有关部门颁发或出具的各种有效证件和凭证。
（二）本会的文件材料
1．召开理事会、表彰大会的会议文件及各种声像材料；
2．各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；
3．颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等；
4．请示与上级部门的批复文件；
5．年检、评估、考核、评优材料；
6．统计报表和统计分析资料；
7．成立、更名、启用印章、章程、制度等文件资料；
8．财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；
9．历史沿革、大事记、年鉴，反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；
10．历届理事会名册、工作人员及志愿者名册；
11．与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；
12．工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等材料；
13．其他具有保存价值的文件材料。
第六条查借阅档案要办理相关手续，借阅档案应及时归还。
第七条本办法由本会秘书处负责解释。
第八条本办法自理事会审议通过后生效。
