第一章 总则
第一条 为了加强重庆医科大学教育发展基金会（下称“基金会”）外事保密管理，防止外事活动中发生失泄密事件，结合基金会实际，制定本制度。
第二条 本制度适用基金会外事交流、合作与谈判等的保密管理。
第三条 外事管理，指以各种方式与境外组织、机构和人员开展交往活动中的保密管理工作，涉及与境外机构或人员开展项目合作、举办有境外人员参加的各项会议以及涉密人员出境等各项业务活动的保密管理。
第四条 保密提醒制度，是指对参与外事活动人员适时提出保密要求，指出问题，及时制止的措施。
第二章 管理职责
第五条 理事会负责外事活动审查工作。
第六条 秘书处负责出国出境管理，审核外事活动管理方案和重要外事活动的现场监督。
第七条 组织外事活动的部门负责根据业务工作需要，组织开展外事接待、外事会议、交流的过程管理和实施。
第三章 制度内容及要求
第八条 外事活动的种类。
（一）根据外事活动的性质，外事活动主要分为：
1、因公出国（境）：含参观访问、开展交流、合作和谈判等；
2、因私出国（境）：个人旅游、学习、访友、探亲等；
3、因公外事接待：含参观访问、开展交流、合作和谈判等；
4、召开外事会议：含开展交流、合作和谈判等；
5、提供文件资料和其他物品给国（境）外人员；
6、其他与境外人员进行接触的外事活动。
（二）根据外事活动的重要程度，外事活动分为：
1、重要外事活动：根据基金会实际情况，重要外事活动界定为国（境）外人员参与人数多、涉及面广、在政治、军事、外交等方面较为敏感的外事活动；以及经国家有关部门批准的涉密外事活动。
2、一般外事活动：除重要外事活动以外的其它外事活动。
第九条 外事保密管理策划
（一）各类外事活动应经过审批后才能实施。因公出国（境），组织部门和出国人员应熟知保密条款。
（二）活动组织部门应根据批准的外事活动，组织制订《外事活动保密方案》，明确保密事项，采取相应的保密措施执行保密提醒制度，并指定专人负责外事活动全过程的保密管理。
（三）对重要外事活动，由秘书处负责进行保密检查，参与现场监督。
（四）《保密方案》的内容一般包括：任务性质、交流谈判的内容和口径、责任分工、保密措施和具体要求（活动事由、活动路线、参观项目、提供资料等）。
第十条 外事保密管理实施
（一）外事接待
1、接待外籍人员（包括外国人、外籍华人、华侨以及港澳台人员）参观访问，或开展交流、合作、谈判等，负责接待的部门须填写《因公接待外籍人员审批表》，经基金会理事长批准后实施。
2、外事接待必须制定《保密方案》，经批准后执行。在制订和执行《保密方案》过程中必须注意以下问题：
（1）接待部门及其工作人员应严格执行《保密方案》，未经批准不得擅自改变；
（2）任何部门和个人不得将境外人员带入保密要害部门部位和其它不对外开放的场所；
（3）对外事参观路线中不允许境外人员参观的涉密物品和部门部位采取回避、转移或覆盖等措施。对不允许拍照的部门部位，接待部门应设置“请勿拍照”的中外文标志；
（4）对聘请的外国专家、顾问以及合作项目中的外方人员，应进行保密审查，审批后，可提供其工作范围之内必需的文件资料，并与其签订《保密承诺书》；
（5）外事接待活动中要注意保护基金会与其他合作方的秘密。应将有关保密事项纳入合作或协作合同中。严禁将基金会与第二方合作事宜、接触渠道以及在合作协议下进行的其它合作事项泄露给第三方；
（6）接待人员不得在外事接待活动办理境外人员和随行人员托办的与工作有关的其他事宜，严禁在接待境外人员的会议室或办公室存放涉密文件资料和其它国家秘密载体。
（二）因公出国（境）
1、基金会各类人员因公出国（境）参加对外科技交流、合作谈判等外事活动，须填写《出国（境）审批表》，经基金会理事长批准后才能实施。
2、基金会各类人员因公出国（境）必须制定《保密方案》，经批准后执行。制订和执行出国（境）《保密方案》过程中必须注意以下问题：
（1）因公出国（境）应推荐政治思想过硬，业务能力和保密观念强的同志参加，并按照国家和基金会有关规定办理因公出国（境）手续，执行保密提醒制度。保密提醒内容包括：爱国主义教育、外事纪律须知、保密法规知识、保密法律责任、密品密件管理、通信保密和紧急情况处置等；
（2）未经国家相关部门批准，出国（境）人员不得携带国家秘密载体出国（境）。经国家有关部门批准携带国家秘密载体出国（境），必须使用保险箱随身携带，且至少两人同行；
（3）出席国际会议和出国学术交流、讲学、进修，所携带或邮寄出的非涉密业务文件资料、论文、讲稿，以及为国外刊物撰写的稿件，不得涉及国家秘密，在外出或邮寄前必须按照相关要求进行保密审查；
（4）出国人员在国外期间要严防被窃听、窃照，不得在旅馆、饭店、车船以及其它公共场所谈论涉及国家秘密的事项。
（三）召开外事会议
1、负责组织召开或承办外事会议的部门，须按照基金会会议管理的有关要求提出申请，经理事会批准后才能实施。
2、召开外事会议必须制定《保密方案》，经批准后执行。在制订和执行外事会议《保密方案》的过程中必须注意以下问题：
（1）严格执行基金会关于外事接待的一系列保密管理规定；
（2）外事会议内容不得涉及国家秘密。如召开涉及国家秘密的外事会议，必须取得国家有关部门的批准，并严格执行国家有关规定；
（3）提供外事会议的对外宣传报道材料应执行有关保密审查的规定；
（4）组织召开或承办外事会议的部门及其工作人员，应严格执行外事会议《保密方案》，未经批准不得擅自改变。未经事先批准，外事会议主办或承办部门不得安排国（境）外人员到基金会参观或从事其它活动。
（四）对外提供文件资料或物品的管理
1、因工作需要对外提供文件资料和物品，不得涉及国家秘密。其内容必须经秘书处进行严格的保密审查，并报理事长批准，明确发放人员、发放数量，以及回收和销毁的要求。
2、对外提供涉密文件资料和物品，应当按照国家有关规定报批。
3、外事活动组织或参与部门未经批准，不得对外提供任何文件资料和物品，不得携带任何国家秘密载体或密品参加外事活动。
第十二条 外事保密管理总结。外事活动完成后，组织或主要参与部门要收集整理外事活动中的文件资料，编制《外事活动总结报告》，汇总总结外事管理工作。
第十三条 外事泄密事件处理。
（一）外事活动中要采取严格的保密措施，严格防止泄密事件的发生。
（二）在外事活动中如疑似发生或已经发生泄密事件，按照基金会《社会稳定风险防控预案》执行。
第五章 附则
第十四条 本制度经基金会理事会审议通过。
第十五条 本制度由基金会秘书处负责解释。
